1. Цел и обхват на политиката

С оглед на безопасността и сигурността на служителите, посетителите, сградата на Фондацията, имуществото и обработваните лични данни, Фондация „Докова и Доков за бъдеще“ (за краткост „Фондацията“) използва система за видеонаблюдение в някои управлявани от нея обекти. В политиката относно използването на видеонаблюдение се описват видео системата на Фондацията и предпазните мерки, предприети за защита на личните данни, неприкосновеността на личния живот и други основни права и легитимни интереси на лицата, попадащи в обсега на камерите.

Тази политика определя процедурите, които трябва да се следват при обработването на лични данни. Процедурите и принципите, изложени тук, трябва да бъдат спазвани по всяко време от Фондацията, нейните служители, изпълнители, доброволци или други страни, които работят от нейно име.

Настоящата политика е неразделна част от общата Политика по защита на личните данни на Фондация „Докова и Доков за бъдеще“.

2. Съответствие с приложимите текстове за защита на данните

2.1. Фондацията използва видео системите си в съответствие с Регламент (ЕС) № 2016/679 на Европейския парламент, както и с националното законодателство на Република България.

2.2. Във връзка с използването на видео системите, Фондацията е провела оценка на законния интерес, както и балансиращ тест, за да определи степента на засягане личната неприкосновеност на посетителите, служителите и клиентите/посетителите на Фондацията във връзка със запазването на своя законен интерес.

2.3. Прозрачност

Политиката относно използването на видео системи, е достъпна в обектите на Фондацията.

2.5. Периодичен преглед

На всеки две години Фондация „Докова и Доков за бъдеще“ ще прави периодичен преглед на спазването на изискванията за защита на данните и оценка, като първият преглед трябва да се извърши най-късно до 01.04.2024 г. В рамките на периодичния преглед Фондацията ще преценява, наред с останалото:

• дали системата продължава да служи на заявената цел,
• дали са налични адекватни алтернативи и
• дали тази политика все още е в съответствие с Регламент № 2016/679.

2.6. Защита на неприкосновеността на личния живот

С цел да се засили защитата на неприкосновеността на личния живот, Фондацията е предвидила, при нужда:

• ограничаване на периода на съхранение на записите в съответствие с изискванията за сигурност (вж. точка 7 по-долу), както и
• стриктно управление на правата на операторите, що се отнася до достъпа до вътрешната система за видеонаблюдение („CCTV“).

3. Наблюдавани зони

Камери са монтирани в Детски център „Усмивки“, управляван от Фондацията.

Местоположението на камерите се преразглежда внимателно, за да се гарантира, че зони, които не са от значение за преследваните цели, са обхванати в минимална степен.

Не се извършва наблюдение в зони, които са свързани със завишени очаквания за неприкосновеност, като санитарните помещения на Фондацията.

4. Събрани лични данни и цел на събирането

4.1. Видео системата е конвенционална и предимно статична система. Записват се дигитални образи и има сензори за движение. Записва се конкретно движение, уловено от камерите в наблюдаваните зони, заедно с часа, датата и мястото. Всички камери работят непрекъснато. По целесъобразност качеството на образа да позволява да бъдат идентифицирани лицата в обсега на камерата. Почти всички камери са стационарни и много малко от тях могат да се използват от операторите за увеличаване на образа в конкретна ситуация от съображения за сигурност. Обучени за целта оператори трябва да спазват настройките по отношение на защитата на личния живот и правата за достъп.

4.2. Цел и правно основание на използването на видеонаблюдението

Фондацията използва Видеонаблюдението си единствено за целите на:

– сигурност и безопасност;

– защита на активите на Фондацията;

– предпазване на нейните служители, изпълнители, доброволци или други страни, които работят от нейно име и децата.

Когато е необходимо, видеонаблюдението допълва другите системи за физическа сигурност като системите за контрол на достъпа и системите за контрол срещу физическо проникване.

Ограничаване на целите – Системата не се използва за никакви други цели като наблюдение на работата на служителите или на останалия персонал, или проследяване на присъствието. Системата се използва като инструмент за разследване или за доказателство в рамките на вътрешни разследвания или дисциплинарни процедури, изключително за целите на разследване на инцидент, свързан с физическата сигурност, или в извънредни случаи в рамките на наказателно разследване.

Правното основание за извършването на видеонаблюдението е законен интерес на Фондацията, вкл. в качеството й на Работодател.

4.3. Специални категории данни Видео системата на Фондацията няма за цел да прихваща (напр. чрез увеличаване на образа или целево насочване) или да обработва по друг начин (напр. индексиране, профилиране) изображения, които разкриват т.нар. „специални категории данни“.

5. Достъп до събраните лични данни

5.1. Достъпът до видеозаписите е ограничен до малко на брой, точно определени лица на базата на принципа „необходимост да се знае“. В своята вътрешна организация Фондацията определя кой има право: да гледа излъчването от камерите в реално време; да гледа записите; да копира, да сваля, да изтрива или да променя даден запис. Фондацията предвижда възможност в прегледа на материалите да участват и представители на служителите.

5.2. Всички служители, които имат права на достъп преминават базисно обучение по защита на данните. Обучение се провежда за всички новопостъпили служители, а периодични семинари по въпроси, свързани със спазване на правилата за защита на данните, ще бъдат организирани най-малко на всеки две години за всички служители с права на достъп.

5.3. Ако е необходимо за целите на разследването или наказателното преследване на престъпно деяние, достъп може да се предостави на органите на реда.

5.4. Всяко нарушение на сигурността по отношение на камерите се завежда в регистъра на нарушенията.

6. Защита и гаранция на личните данни

С цел да се защити сигурността на видео системите, включително на личните данни, са взети следните технически и организационни мерки:

• NVR-ът, на които се съхраняват записите, се намират в обезопасено помещения, защитени чрез мерки за физическа сигурност; мрежови защитни стени защитават логическия периметър на информационната инфраструктура.
• Административните мерки включват задължението да се извърши индивидуална проверка за надеждност на всички наети подизпълнители, които имат достъп до системата (включително на компанията за поддръжка на оборудването и системите).
• Правата на достъп за потребителите се предоставят единствено за ресурсите, които са абсолютно необходими за изпълнение на задълженията им.
• Всяко предоставяне, промяна или отнемане на права за достъп се извършва съобразно строги критерии.
• Във всеки един момент Фондацията поддържа актуализиран списък на всички лица с достъп до системата и описва в детайли правата им на достъп.

7. Срок за запазване на данните

А) Записите от видеонаблюдението се запазват за срок от 10 (десет) дни. След изтичането на този срок изображенията се заличават в същата последователност, в която са записани в системата.

При инцидент, свързан със сигурността, съответният запис може да бъде запазен за по-дълъг от обичайния срок, колкото е необходимо за по-нататъшното разследване на инцидента. Запазването е строго документирано и необходимостта от запазване се преразглежда периодично.

8.Информация за обществеността

Фондацията прилага множество мерки за информираност, които обхваща следното: подробно съобщение с информация за използването на видеонаблюдение е поставено на входа на детския център.

Политиката относно използването на видеонаблюдение може да се прочете в офиса на Фондацията, като там може да се получи по-подробна информация за практиките на Фондацията в областта на видеонаблюдението.

Съобщението, което Фондацията поставя на място, е поместено в Приложение № 1 към настоящата Политика.

9. Права на субектите на данни

Субектите на данни имат право на достъп до касаещите ги лични данни, съхранявани от Фондацията, както и право да коригират и допълват. Всички искания за достъп, коригиране, блокиране и/или заличаване на лични данни в резултат от използването на камери следва да се изпращат на хартия в офисите на Фондацията, по телефон и на електронен адрес, а именно: гр. Варна, бул. Владислав Варненчик 256, ет. 3

Отговорен служител на Фондацията изпраща на подателя потвърждение за получаване в рамките на 10 (десет) работни дни след получаване на искането. По възможност се изпраща конкретен отговор във връзка с искането в рамките на до 14 (четиринадесет) календарни дни. Когато това е невъзможно, подателят се уведомява относно следващите стъпки и причините за забавянето. Дори в най-сложните случаи, най-късно в рамките на три месеца искането трябва да се удовлетвори или да се предостави окончателен мотивиран отговор, с който се отхвърля на искането.

С цел защита на данните, Фондацията може да поиска от подателите категорично да удостоверят самоличността си (напр. като представят документ за самоличност), както и да уточнят датата, времето, мястото и обстоятелствата, при които са били заснети от камерите. Подателите трябва също да представят своя актуална снимка, която да позволи на охранителния персонал да ги разпознае върху разглежданите записи.

При нередности или очевидна злоупотреба от страна на субекта на данните при упражняване на правата му, Фондацията може да откаже достъп.

10. Средства за правна защита

Всеки субект на данните има право да подаде жалба пред надзорния орган – Комисия за защита на личните данни, София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2 или www.cpdp.bg, ако смята, че правата му са били нарушени в резултат на обработването на касаещите го личните данни от Фондацията.